Données achats en construction : pourquoi vos coûts matériaux sont plus difficiles à contrôler que vous ne le pensez

Les achats en construction fonctionnent sous des pressions que la plupart des autres secteurs ne connaissent pas : des matériaux aux prix de marché volatils, des dépenses projet par projet difficiles à agréger, et une chaîne d'approvisionnement où la visibilité des coûts s'arrête souvent à la facture de l'entrepreneur principal. Le résultat est une fonction achats fréquemment réactive, répondant aux changements de prix plutôt que de les anticiper, négociant sur des contrats individuels plutôt que sur le volume du portefeuille.

Pourquoi les données de dépenses en construction sont structurellement différentes

Dans la plupart des secteurs, les données achats sont au moins théoriquement centralisées, un seul ERP, une seule structure de codes de coût, des factures circulant par une seule fonction de comptes fournisseurs. En construction, les dépenses sont distribuées par conception. Chaque projet a ses propres codes de coût, sa propre équipe achats, et souvent ses propres relations fournisseurs.

Les conséquences sont précises :

• Vous ne pouvez pas voir les dépenses par catégorie entre projets. L'acier acheté sur le projet A sous le code de coût 4.2.1 et l'acier acheté sur le projet B sous « matières premières – structurel » sont la même marchandise. Mais ils ne peuvent pas être agrégés sans travail de classification.
• L'écart de prix est invisible jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Si la même nuance d'acier est achetée à 920 €/tonne sur un projet et 1 040 €/tonne sur un autre, cet écart ne peut être traité que si vous pouvez le voir.
• Les données historiques sont liées au projet. Quand un projet se clôture, ses données se clôturent avec lui. Les enseignements tirés des coûts matériaux de ce projet alimentent rarement une base de données historique structurée dans laquelle les futurs estimateurs peuvent puiser.

L'impact sur le contrôle des coûts matériaux : l'acier comme étude de cas

L'acier est la catégorie de matériau économiquement la plus significative pour la plupart des entrepreneurs en structure et génie civil, et l'une des plus volatiles en prix.

Dans un environnement achats bien structuré, un entrepreneur avec 40 M€ de dépenses annuelles en acier connaîtrait son volume total par nuance et spécification, aurait une vue claire de quels fournisseurs sont utilisés sur quels projets, serait capable d'identifier l'écart de prix entre sites et périodes, et utiliserait ce volume pour négocier des accords d'approvisionnement direct-usine contournant la marge du distributeur.

En pratique, la plupart des entrepreneurs de taille intermédiaire n'ont aucune de ces visibilités. Les dépenses d'acier sont fragmentées entre les codes de coût de projet, facturées sous diverses descriptions, et achetées via des distributeurs locaux selon des conditions propres à chaque projet. Le travail de classification requis pour changer cela est précis : toutes les lignes liées à l'acier classifiées au niveau marchandise sur tous les projets et toutes les périodes.

« Je peux maintenant extraire un rapport de dépenses sur l'ensemble du groupe et réellement croire les chiffres. »

– Contrôleur commercial, groupe de construction

La standardisation des spécifications : le levier de gestion par catégorie

Au-delà de la consolidation des fournisseurs, l'autre grand levier de coût dans les achats de construction est la standardisation des spécifications, réduire le nombre de spécifications différentes utilisées pour le même besoin fonctionnel.

Dans une organisation distribuée, différents architectes et ingénieurs de projet spécifient les produits indépendamment. Le résultat est une base de données achats contenant des dizaines de spécifications légèrement différentes pour les portes, fenêtres, chemins de câbles et composants mécaniques, chacune achetée en petites quantités auprès de fournisseurs différents.

La voie vers la standardisation passe par les données : classifier toutes les dépenses produit au niveau marchandise, identifier les équivalents fonctionnels, analyser le volume par spécification, et imposer une norme pour les articles à haute fréquence. Pour un grand entrepreneur, cet exercice révèle généralement que 20 à 30 % des dépenses matériaux se trouvent dans des catégories où la standardisation pourrait réduire le coût unitaire de 10 à 20 % par concentration du volume.

Intégration avec les logiciels de construction

Les plateformes de construction modernes, Procore, Autodesk Construction Cloud, Oracle Primavera, sont de plus en plus capables de gérer des données de coût structurées. La limite n'est pas les plateformes. C'est les données qui y circulent. Quand les données achats sont classifiées au niveau marchandise, elles s'intègrent au logiciel de gestion de projet d'une façon que des données non classifiées ne peuvent pas. Le suivi des coûts par catégorie de matériau devient possible en temps réel. L'analyse des écarts par rapport au budget devient précise plutôt qu'agrégée.

Richard Wallace

Co-founder, Pearstop

Richard brings deep commercial experience in hard services and FM. He works with clients to design data quality programmes that translate directly into procurement performance and contract accuracy.

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