Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Pearstop (“Pearstop”, “wij”, “ons”, “onze”) levert software en diensten die procurement- en assetdata opschonen, extraheren en classificeren. Wij zijn gevestigd op Dogpatch Labs, CHQ Building, Custom House Quay, D01 Y6H7 Dublin, Ierland, en zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens beschreven in dit beleid.

Wij opereren onder de wetten van Ierland en de Europese Unie, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit beleid is geschreven om aan die vereisten te voldoen en geldt voor elke bezoeker, ongeacht van waar u de site bezoekt.

2. Wat wij verzamelen

Wij verzamelen persoonsgegevens alleen wanneer u ervoor kiest deze aan ons te geven:

• Contactformulier: uw naam, e-mailadres, bedrijf en de inhoud van uw bericht.
• Nieuwsbriefaanmelding: uw e-mailadres en, indien opgegeven, uw naam.
• Aanvragen voor steekproefclassificatie: uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, een geschatte spend-range, een vrije tekstomschrijving van wat u hoopt te bereiken, en eventuele factuurbestanden of regels die u kiest te uploaden.
• Downloads van case studies: uw naam, e-mailadres en bedrijf.
• Sitegebruik: geaggregeerde, cookievrije statistieken over hoe de site wordt gebruikt (bekeken pagina's, algemene locatie, apparaattype), waarmee u niet te identificeren bent. Als u analytische cookies accepteert, verzamelen wij via Google Analytics en Microsoft Clarity ook gedetailleerdere gebruiksgegevens – zie paragraaf 8.

3. Waarom wij het verzamelen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer wij daar een geldige rechtsgrond voor hebben:

• Om te reageren op uw aanvraag of een demo voor te bereiden - gerechtvaardigd belang, of uitvoering van een overeenkomst die u ons heeft gevraagd voor te bereiden.
• Om een steekproef te classificeren die u ons stuurt - gerechtvaardigd belang bij het leveren van de door u gevraagde dienst, of uw toestemming.
• Om u de nieuwsbrief of case studies te sturen - uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
• Om de site te begrijpen en te verbeteren – ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende site, voor cookievrije statistieken, en uw toestemming, voor Google Analytics en Microsoft Clarity.

4. Met wie wij het delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit. Wij delen deze alleen met de volgende categorieën dienstverleners, en alleen voor zover nodig om de site te laten draaien en te leveren wat u heeft gevraagd:

• Hosting- en infrastructuurleveranciers die de website draaien en eventuele geüploade bestanden opslaan.
• E-mail- en workflowtools die wij gebruiken om aanvragen naar de juiste persoon in ons team te routeren.
• De AI/ML-systemen die wij gebruiken om ingediende factuurdata te classificeren, draaiend op EU-gehoste of gelijkwaardig beveiligde infrastructuur.
• Google en Microsoft als analyseleveranciers – alleen als u analytische cookies accepteert (zie paragraaf 8).

Met uitzondering van de analysegegevens uit paragraaf 8 wordt alle data opgeslagen en verwerkt op servers binnen de Europese Unie.

Elk van deze leveranciers is contractueel verplicht uw gegevens te beschermen en alleen te gebruiken voor het door ons opgegeven doel.

5. Hoe lang wij het bewaren

• Steekproef-factuurbestanden en de daarbij ingediende data: alleen bewaard zolang nodig om de door u gevraagde classificatie te voltooien en op te volgen, en daarna verwijderd - tenzij u ons vraagt deze te bewaren voor een lopend traject.
• Contactformulier- en nieuwsbriefdata: bewaard totdat u zich afmeldt of ons vraagt deze te verwijderen, of zolang wij een gerechtvaardigde reden hebben om contact te houden, welke van beide korter is.
• Cookievrije analyses: alleen bewaard in geaggregeerde vorm waarmee u niet te identificeren bent.
• Gegevens van Google Analytics en Microsoft Clarity: na maximaal 14 maanden automatisch verwijderd door deze leveranciers.

6. Hoe wij het beschermen

Wij behandelen elk stukje data dat u ons geeft veilig: versleuteld tijdens verzending, toegang beperkt tot de mensen die het nodig hebben voor hun werk, en opgeslagen bij leveranciers die erkende beveiligingsnormen halen. Geen enkel systeem is perfect veilig, maar wij behandelen uw data zoals we onze eigen data behandeld zouden willen zien.

7. Uw rechten

Omdat wij onder de AVG opereren, heeft u het recht om:

• Te vragen welke data wij over u hebben en hier een kopie van te krijgen (inzage).
• Alles te corrigeren wat onjuist is (rectificatie).
• Ons op elk moment te vragen uw data te verwijderen (wissing) - mail ons en wij handelen dit snel af.
• Ons te vragen het gebruik van uw data te beperken, of hiertegen bezwaar te maken.
• Uw data naar een andere leverancier over te dragen (overdraagbaarheid).
• Toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor wat wij deden voordat u deze introk.
• Een klacht in te dienen bij de Irish Data Protection Commission (dataprotection.ie) of uw lokale toezichthoudende autoriteit.

Om een van deze rechten uit te oefenen, mailt u naar inquiries@pearstop.com. Wij reageren binnen een redelijke termijn en in elk geval binnen de termijnen die de AVG vereist.

8. Cookies en analyses

Wij gebruiken drie analysetools om te begrijpen hoe de site wordt gebruikt, zodat wij hem kunnen verbeteren:

• Vercel Web Analytics, van onze hostingprovider. Deze tool plaatst geen cookies en registreert alleen geaggregeerde gegevens: bekeken pagina's, verwijzende website, land en apparaattype. Hij draait voor iedere bezoeker.
• Google Analytics 4, van Google Ireland Limited. Deze tool plaatst first-party cookies (_ga en _ga_<ID>) om bezoeken van elkaar te onderscheiden, en registreert welke pagina's u bekijkt, hoe u op de site bent gekomen, uw globale locatie en uw apparaat- en browsertype. Google Analytics registreert of bewaart geen IP-adressen.
• Microsoft Clarity, van Microsoft Ireland Operations Limited. Deze tool plaatst cookies (zoals _clck en _clsk) en registreert hoe u met pagina's omgaat – klikken, scrollen en muisbewegingen – voor heatmaps en sessie-opnames. Tekst die u in formuliervelden typt, wordt afgeschermd en niet opgenomen.

Google Analytics en Microsoft Clarity worden pas geladen nadat u in de cookiebanner op ‘Accepteren’ klikt. Klikt u op ‘Weigeren’, of maakt u geen keuze, dan draaien ze niet en plaatsen ze geen cookies. U kunt uw keuze altijd wijzigen via de link ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina; trekt u uw toestemming in, dan verwijderen wij hun cookies uit uw browser.

Google en Microsoft verwerken deze gegevens in onze opdracht en kunnen ze doorgeven naar landen buiten de EU, onder meer de Verenigde Staten. Die doorgifte valt onder het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wij gebruiken geen advertentiecookies of remarketing, wij gebruiken analysegegevens niet om u te identificeren, en wij verkopen ze nooit.

9. Kinderen

Deze site richt zich niet op kinderen, en wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van iemand jonger dan 16 jaar.

10. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken naarmate het bedrijf of de wet verandert. Wij werken dan de datum bovenaan bij.

11. Contact met ons opnemen

Vragen over dit beleid of uw data: inquiries@pearstop.com, of schrijf ons op Dogpatch Labs, CHQ Building, Custom House Quay, D01 Y6H7 Dublin, Ierland.