Bau-procurement steht unter Druck, den die meisten anderen Sektoren nicht kennen: Materialien mit volatilen Marktpreisen, Projekt-für-Projekt-spend, der schwer zu aggregieren ist, und eine Lieferkette, in der die Kostentransparenz oft bei der Hauptauftragnehmer-invoice endet. Das Ergebnis ist eine procurement-Funktion, die häufig reaktiv ist – auf Preisänderungen reagierend, anstatt sie zu antizipieren, Verhandlungen über einzelne Verträge führend, anstatt über Portfolio-Volumen.
Why construction spend data is structurally different
In den meisten Branchen sind procurement-Daten zumindest theoretisch zentralisiert – ein einziges ERP, eine einzige Kostenkodierungsstruktur, invoices, die durch eine Kreditorenbuchhaltung fließen. Im Bauwesen ist spend bewusst verteilt. Jedes Projekt hat seine eigenen Kostenkodes, sein eigenes procurement-Team und oft seine eigenen Lieferantenbeziehungen.
Die Folgen sind spezifisch:
- Sie können category spend nicht über Projekte hinweg sehen. Stahl, der bei Projekt A unter Kostenkode 4.2.1 gekauft wurde, und Stahl, der bei Projekt B unter „Rohmaterialien – strukturell“ gekauft wurde, sind die gleiche Ware. Aber sie können ohne Klassifizierungsarbeit nicht aggregiert werden.
- Preisabweichung ist unsichtbar, bis es zu spät ist. Wenn die gleiche Stahlsorte bei einem Projekt für 920 €/Tonne und bei einem anderen für 1.040 €/Tonne gekauft wird, kann diese Lücke nur angegangen werden, wenn Sie sie sehen können.
- Historische Daten sind projektgebunden. Wenn ein Projekt abgeschlossen wird, schließen sich seine Daten mit ihm. Die Lehren aus den Materialkosten dieses Projekts fließen selten in eine strukturierte historische Datenbank, aus der zukünftige Kalkulatoren schöpfen können.
The impact on material cost control: steel as a case study
Stahl ist die wirtschaftlich bedeutendste Materialkategorie für die meisten Hoch- und Tiefbauunternehmen – und eine der preisvolatilsten.
In einer gut strukturierten procurement-Umgebung würde ein Auftragnehmer mit 40 Mio. € jährlichem Stahl-spend sein Gesamtvolumen nach Güte und Spezifikation kennen, eine klare Sicht darauf haben, welche Lieferanten über welche Projekte hinweg verwendet werden, Preisabweichungen über Standorte und Zeiträume hinweg identifizieren können und dieses Volumen nutzen, um Direktlieferverträge mit dem Werk auszuhandeln, die die Händlermarge umgehen.
In der Praxis haben die meisten mittelständischen Auftragnehmer keine dieser Transparenz. Stahl-spend ist über Projekt-Kostenkodes fragmentiert, unter verschiedenen Beschreibungen in Rechnung gestellt und über lokale Händler zu projektspezifischen Bedingungen gekauft. Die erforderliche Klassifizierungsarbeit, um dies zu ändern, ist spezifisch: alle stahlbezogenen Positionen auf Warenebene über alle Projekte und Zeiträume hinweg klassifiziert.
„Ich kann jetzt einen spend-Report über die gesamte Gruppe ziehen und den Zahlen tatsächlich glauben.“
– Kaufmännischer Leiter, Baukonzern
Specification standardisation: the category management lever
Neben der Lieferantenkonsolidierung ist der andere große Kostenhebel im Bau-procurement die Spezifikationsstandardisierung – die Reduzierung der Anzahl unterschiedlicher Spezifikationen, die für die gleiche funktionale Anforderung verwendet werden.
In einer dezentralen Organisation spezifizieren verschiedene Projektarchitekten und -ingenieure Produkte unabhängig. Das Ergebnis ist eine procurement-Datenbank, die Dutzende leicht unterschiedlicher Spezifikationen für Türen, Fenster, Kabeltrassen und mechanische Komponenten enthält – jeweils in kleinen Mengen von verschiedenen Lieferanten gekauft.
Der Weg zur Standardisierung führt über Daten: alle Produkt-spend auf Warenebene klassifizieren, funktionale Äquivalente identifizieren, Volumen nach Spezifikation analysieren und einen Standard für hochfrequente Artikel vorschreiben. Für einen großen Auftragnehmer zeigt diese Übung typischerweise, dass 20—30 % des Material-spend in Kategorien liegen, in denen Standardisierung die Stückkosten durch Volumenkonzentration um 10—20 % senken könnte.
Integration with construction software
Moderne Bauplattformen – Procore, Autodesk Construction Cloud, Oracle Primavera – sind zunehmend in der Lage, strukturierte Kostendaten zu verarbeiten. Die Einschränkung sind nicht die Plattformen. Es sind die Daten, die in sie hineinfließen. Wenn procurement-Daten auf Warenebene klassifiziert werden, integrieren sie sich mit Projektmanagement-Software auf eine Weise, wie es unklassifizierte Daten nicht können. Kostenverfolgung nach Materialkategorie wird in Echtzeit möglich. Abweichungsanalyse gegenüber dem Budget wird spezifisch statt aggregiert.
Richard Wallace
Co-founder, Pearstop
Richard brings deep commercial experience in hard services and FM. He works with clients to design data quality programmes that translate directly into procurement performance and contract accuracy.
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