Construction-Procurement-Daten: Warum Ihre Materialkosten schwerer zu kontrollieren sind, als Sie denken

Bau-Procurement arbeitet unter Belastungen, denen die meisten anderen Branchen nicht ausgesetzt sind: Materialien mit volatilen Marktpreisen, projektweiser Spend, der schwer zu aggregieren ist, und eine Lieferkette, in der Kostentransparenz oft an der Rechnung des Hauptauftragnehmers endet. Das Ergebnis ist eine Procurement-Funktion, die häufig reaktiv ist, sie reagiert auf Preisänderungen, statt sie zu antizipieren, und verhandelt auf Basis einzelner Verträge statt Portfoliovolumen.

Warum Bau-Spend-Daten strukturell anders sind

In den meisten Branchen sind Procurement-Daten zumindest theoretisch zentralisiert, ein einziges ERP, eine einzige Kostencode-Struktur, Rechnungen, die durch eine einzige Kreditorenbuchhaltung fließen. Im Bau ist Spend per Design verteilt. Jedes Projekt hat seine eigenen Kostencodes, sein eigenes Procurement-Team und oft seine eigenen Lieferantenbeziehungen.

Die Konsequenzen sind konkret:

• Sie können den Kategorie-Spend über Projekte hinweg nicht sehen. Stahl, gekauft auf Projekt A unter Kostencode 4.2.1, und Stahl, gekauft auf Projekt B unter „Rohstoffe – Tragwerk", sind dieselbe Warengruppe. Aber sie können ohne Klassifizierungsarbeit nicht aggregiert werden.
• Preisabweichungen sind unsichtbar, bis es zu spät ist. Wenn dieselbe Stahlgüte auf einem Projekt zu 920 €/Tonne und auf einem anderen zu 1.040 €/Tonne gekauft wird, kann diese Lücke nur angegangen werden, wenn Sie sie sehen können.
• Historische Daten sind projektgebunden. Wenn ein Projekt abgeschlossen wird, schließen seine Daten mit ihm. Die Erkenntnisse aus den Materialkosten dieses Projekts fließen selten in eine strukturierte historische Datenbank, aus der zukünftige Kalkulatoren schöpfen können.

Die Auswirkung auf die Materialkostenkontrolle: Stahl als Fallstudie

Stahl ist die wirtschaftlich bedeutendste Materialkategorie für die meisten Tragwerks- und Tiefbauauftragnehmer, und eine der preisvolatilsten.

In einer gut strukturierten Procurement-Umgebung würde ein Auftragnehmer mit 40 Mio. € jährlichem Stahl-Spend sein Gesamtvolumen nach Güte und Spezifikation kennen, eine klare Sicht darauf haben, welche Lieferanten über welche Projekte hinweg genutzt werden, in der Lage sein, Preisabweichungen über Standorte und Zeiträume hinweg zu identifizieren, und dieses Volumen nutzen, um Direktlieferverträge ab Werk zu verhandeln, die die Distributor-Marge umgehen.

In der Praxis haben die meisten Mid-Market-Auftragnehmer nichts von dieser Transparenz. Stahl-Spend ist über Projektkostencodes fragmentiert, unter verschiedenen Beschreibungen fakturiert, und über lokale Distributoren zu projektspezifischen Konditionen gekauft. Die Klassifizierungsarbeit, die erforderlich ist, um das zu ändern, ist konkret: alle stahlbezogenen Positionen auf Warengruppenebene klassifiziert, über alle Projekte und Zeiträume hinweg.

„Ich kann jetzt einen Spend-Bericht über die gesamte Gruppe ziehen und den Zahlen tatsächlich glauben."

– Commercial Controller, Baukonzern

Spezifikationsstandardisierung: der Kategoriemanagement-Hebel

Neben der Lieferantenkonsolidierung ist der andere große Kostenhebel im Bau-Procurement die Spezifikationsstandardisierung, die Reduzierung der Anzahl unterschiedlicher Spezifikationen, die für dieselbe funktionale Anforderung verwendet werden.

In einer verteilten Organisation spezifizieren verschiedene Projektarchitekten und -ingenieure Produkte unabhängig voneinander. Das Ergebnis ist eine Procurement-Datenbank mit Dutzenden leicht unterschiedlicher Spezifikationen für Türen, Fenster, Kabelkanäle und mechanische Komponenten, jede in kleinen Mengen von verschiedenen Lieferanten gekauft.

Der Weg zur Standardisierung führt über Daten: allen Produkt-Spend auf Warengruppenebene klassifizieren, funktionale Äquivalente identifizieren, Volumen nach Spezifikation analysieren, und einen Standard für häufig genutzte Artikel vorschreiben. Für einen großen Auftragnehmer zeigt diese Übung typischerweise, dass 20–30 % des Material-Spends in Kategorien liegen, in denen Standardisierung die Stückkosten durch Volumenkonzentration um 10–20 % senken könnte.

Integration mit Bau-Software

Moderne Bauplattformen, Procore, Autodesk Construction Cloud, Oracle Primavera, sind zunehmend in der Lage, strukturierte Kostendaten zu verarbeiten. Die Einschränkung sind nicht die Plattformen. Es sind die Daten, die in sie einfließen. Wenn Procurement-Daten auf Warengruppenebene klassifiziert sind, integrieren sie sich mit Projektmanagement-Software auf eine Weise, wie es unklassifizierte Daten nicht können. Kostenverfolgung nach Materialkategorie wird in Echtzeit möglich. Abweichungsanalyse gegen das Budget wird konkret statt aggregiert.

Richard Wallace

Co-founder, Pearstop

Richard brings deep commercial experience in hard services and FM. He works with clients to design data quality programmes that translate directly into procurement performance and contract accuracy.

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